É comum nos depararmos com discussões sobre a contabilidade digital e sobre a prestação de serviços contábeis. Interessante nao termos o mesmo cuidado com a qualidade da informação que está sendo prestada diante de normas tão incisivas e tão complexas que temos no ambiente tributário e contábil brasileiro.

Hoje vamos falar sobre o histórico de lançamentos contábeis, um item, que como muitos outros se enquadram como secundários numa perspectiva contábil genérica.

MAS O QUE É UM HISTÓRICO DE LANÇAMENTO CONTÁBIL?

Bom, para começarmos respondendo essa questão precisamos trazer a tona a ideia de que toda operação de uma empresa precisa ser explicada, sua natureza, sua essência. Um histórico deve ser capaz de interpretar e identificar uma operação, dar entendimento a ela, de forma individualizada.

O CTG 2001 (R3), que dispõe sobre como deve ser a escrituração contábil para fins de ECD, diz o seguinte:

“[…]

5. A escrituração ‘em forma contábil’, de que trata a alínea “b” do item anterior, deve conter, no mínimo:

(a) data do registro contábil, ou seja, a data em que o fato contábil ocorreu;
(b) conta devedora;
(c) conta credora;
(d) histórico que represente a essência econômica da transação ou o código de histórico padronizado, neste caso baseado em tabela auxiliar inclusa em livro próprio;
(e) valor do registro contábil;
(f) informação que permita identificar, de forma unívoca, todos os registros que integram um mesmo lançamento contábil

[…]”

Para esse ponto, devemos entender algumas coisas:

  1. O histórico por mais simples que seja deve se atentar para a natureza econômica da transação, independente de análise ou da conta que estiver
  2. Pode haver uma tabela auxiliar que padronize os históricos, e essa tabela deve ir inclusa no livro contábil (caso haja lançamentos com esses históricos)
  3. O lançamento precisa de uma informação que valide todas as partidas de lançamentos contábeis vinculadas a operação

VAMOS DE EXEMPLO?

Suponha que para a folha de pagamento existam vários fatores (salários, INSS, FGTS, etc). Para cada um desses fatores existe um lançamento contábil, que retratará a essência econômica da operação. Suponha agora que exista apenas um lançamento do pagamento e que este lançamento não discrimine as operações e também não bata com o valor do liquido da folha de pagamento. Estranho não é?

Essa mesma situação pode ocorrer para qualquer operação com clientes, fornecedores ou qualquer terceiro. Mas como isso iria ser identificado? Obviamente através de uma conciliação contábil bem feita! E a partir daí os valores seriam segregados, levados para o local correto na contabilidade. Ta, mas o que o histórico contábil tem a ver com isso? Simples, tudo!

A classificação contábil, juntamente com a explicação da essência da operação fará a distinção da operação financeira da operação contábil! Assim como é claro para o contador de que a aquisição de um imobilizado não caracteriza uma despesa e sua classificação é feita no ativo, o histórico será primordial para informar a essência das informações que financeiramente foram classificadas de uma forma mas que contabilmente serão outra coisa.

COMO DEVE SER UM HISTÓRICO CONTÁBIL

Um histórico deve conter o máximo de detalhes de uma operação, respeitando todas as formas de controle de uma empresa. A ideia é sempre conseguirmos identificar a operação como um todo para aí conseguimos dizer com certeza de que a conta que o valor está é a correta.

Um exemplo de histórico contábil que utilizamos aqui no GRUPO ORA é o seguinte para a folha de pagamento:

VR REF [NOME DA VERBA DA FOLHA] DE [NOME DO FUNCIONARIO/AUTONOMO/SOCIO] REF MÊS [MÊS/ANO DA COMPETÊNCIA]

Com isso, um a um, identificamos os valores e as possíveis diferenças em integrações, contabilizações de provisões, entre outros.

ARQUIVO OFX OU OFC: UM RISCO?

Para este novo momento da contabilidade, com inovações tecnologicas e desenvolvimento de atividades extras, otimizar integrações e acelerar os processos é essencial!

Não há nada com que se preocupar com importações de arquivos OFX e OFC, porém é preciso se atentar para as condições dos históricos desses lançamentos, até mesmo para a ECD.

Sem a correta identificação dos históricos, estaremos deixando de atender normas contábeis e consequentemente normas tributárias e inclusive CIVIS!!! É importante termos essa consciência!

 

E você, como tem cuidado dessas informações? Gostou do conteúdo? Comenta aqui.

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